Optimizar costos es posible: Geoposicionamiento de RRHH
La geolocalización de flotas y puestos de trabajos más la automatización de información asociada a esos recursos pueden generar reducciones de costos globales de hasta el 20%.
¿CÓMO REDUCIR COSTOS OPERATIVOS EN LA EMPRESA?
La reducción de costos operativos es una de las claves para la rentabilidad. Todos los días hay que luchar por
reducirlos u optimizarlos.
Ahora bien, antes de pensar en aplicar una reducción de costos operativos es necesario atravesar cinco instancias previas que son clave. Quizá, tu empresa ya las transitó, pero vale la pena tenerlas presentes para que la estrategia de optimización de costos sea más efectiva.
Cinco instancias:
- Exacta definición de los procesos. Ello no supone complejidad, sino claridad de cada una de las tareas que se hacen con el mayor número de detalles. Una vez se tenga el proceso creado, es necesario mapear los subprocesos, que son aquellas tareas que surgen del proceso inicial.
Sorprendería ver los costos ocultos que hay detrás de los subprocesos y los costos extras que generan los reprocesos por no tener identificada en profundidad toda la cadena de tareas. - Medición de costos. Una vez que ya se identificaron los pasos es preciso estudiar el costo medio de conseguir un cliente. Este es un paso fundamental para ir detectando costos operativos innecesarios, que pueden ser los primeros en ser eliminados.
- Involucramiento del equipo. Se lo suele considerar un tema menor o de segundo grado; sin embargo es determinante a la hora de incorporar tecnología, de generar cambios y de flexibilizar esquemas de trabajo. Si el equipo está involucrado, estas disrupciones se asimilan con mayor fluidez y hasta se pueden potenciar con el aporte que puedan hacer los propios colaboradores.
- Registo de datos en los sistemas. Aunque demanda mucho tiempo o softwares bien desarrollados el hacer una contabilidad de costos completa e imputar gastos generales por unidad producida, hay que tener una rutina diaria de anotar costos simples y costos combinados (ej: de todo tipo de insumos, de insumos por productos, de horas invertidas por persona y por productos, de transporte por producto, etc). Este tipo de información es necesaria para entrar en la mejora continua y siempre ir a más.
- Aplicación de mejora continua. Si se inició el registro sistemático y detallado de los costos, cada día puede dejar una oportunidad para introducir una mejora que optimice los recursos utilizados. Esas mejoras pueden venir de la mano de una transformación de los procesos, de la introducción de una tecnología, del cambio de un esquema de trabajo, etc. En fin, de toda innovación generada internamente o adquirida por proceso de innovación abierta.
LA TECNOLOGÍA COMO FACTOR DE DISRUPCIÓN
Sin duda alguna, la tecnología es uno de los principales disruptores en tales procesos de mejora continua.
Según sostienen los expertos en logística, por ejemplo, las empresas están atravesando una etapa de madurez en sus estrategias de mejora continua a partir del uso de los GPS "Ya no se contentan sólo con códigos de barras, RFID o terminales portátiles, que son cada vez más buscadas, sino que la posición satelital GPS o la transmisión de datos vía 3G [celular] son las nuevas estrellas", sostiene un informe de la firma de tecnología Symbar-Grupo Hasar. Esto es así porque "hoy lo importante, más allá de la tecnología utilizada, es contar con la información en línea, es decir, en el momento que se genera", agrega esta fuente.
En particular, la optimización de rutas con GPS para flotas es una de las tecnologías más demandadas, dentro este ámbito. Esta herramienta ayuda a buscar las rutas más eficientes, cumplir los plazos de entrega y reducir el número de kilómetros recorridos y el tiempo en ruta.
Todos esos beneficios tienen una repercusión directa en el ahorro de costos de transporte, con la ventaja añadida de que la tecnología permite disminuir los tiempos de planificación y aumentar la capacidad para gestionar más servicios, lo que se traduce en mejoras en el nivel de productividad.
Aunque los GPS para geolocalizar flotas es la tecnología más difundida, ahora también comenzaron a cobrar importancia las APP que permiten la localizaci�n de cada puesto de trabajo móvil y la administración de un extenso menú de acciones asociadas a cada uno de esos puestos.
LAS APPS DE CONTROL DE PERSONAL
Así, por ejemplo, este tipo de aplicaciones permiten a las empresas:
- A nivel de recorridos:
-Marcar cada uno de los recorridos y rutas de los empleados.
-Seguir vía GPS cada uno de sus transportes.
-Controlar y evitar discrepancias entre la locación de fichado y la ubicación de sucursales. - A nivel de puntos de fichado
-Transformar cada teléfono o tablet en un terminal de fichado para el personal.
-Tomar fotografías automáticas al momento de ingreso y egreso de sus recursos para garantizar la identidad.
-Reconocimiento biométrico para detectar fraudes. - A nivel de relevamientos
-Generar relevamientos o formularios
-Responder relevamiento online u offline y sincronizarlos posteriormente.
-Asignar relevamientos a determinados empleados, a grupos o a todos, y limitar las ubicaciones.
-Indicar preguntas del tipo: alfanumérica, numérica, texto o fecha, simple o múltiple choice.
-Cargar fotos desde cámara o galería.
-Solicitar firma en la app.
-Realizar reportes en fichas imprimibles, consolidados y exportables a Excel.
Como se ve la localización remota de individuos ha avanzado significativamente al poder asociarse a cada sujeto o puesto, de modo digital, una serie de funciones que ayudan a:
- optimizar costos,
- aumentar la productividad
- mejorar la calidad de los servicios.
Claramente, no se le puede pedir más a una tecnología, porque en esos tres últimos puntos se resumen los factores críticos de éxito de cualquier negocio.
Algunos datos concretos (*) dan solidez a tal afirmación. En efecto, a partir del uso de aplicaciones (APP) para la localización de empleados o recursos se puede:
- Bajar entre un 10% a un 20% los costos de producción, los de mantenimiento y los de logística.
- Hacer caer el inventario entre un 30% a un 50%.
- Bajar en 20% los costos aplicados a conseguir mayor calidad de productos o servicios.
(*) Los datos corresponden a un estudio realizado por el Instituto Fraunhofer para la Producción y automatización.
CONCLUSIÓN
Existen cuatro palancas de la transformación digital que están re-definiendo modelos de negocio y reorganizando industrias enteras. Las cuatro palancas son:
- la disponibilidad de la información digital.
- la automatización de los procesos.
- la interconexión de la cadena de valor.
- la creación de interfaces digitales con el consumidor.
Muchas veces los emprendedores, altos ejecutivos y hasta dueños de empresas se cuestionan: ¿cómo surfear crisis, enfrentar escenarios competitivos cada vez más exigentes, y un vertiginoso ritmo del cambio de tendencia de los mercados, sin morir en el intento?
La clave está en conocer el ecosistema productivo que ofrecen las tecnologías 4.0. Cuando ello se comprendió, el resto queda en manos del plan estratégico.
