La digitalización de la comunicación interna en la empresa
Para que la cultura de trabajo no muera en los papeles y transforme en acción y resultados, se requiere de sólidas políticas de capital humano, una estrategia de comunicación efectiva y un Hub Digital de RRHH y Comunicación integrado.
Comunicación y cultura de trabajo: una sinergia imprescindible
El rol de la comunicación en la política de recursos humanos es promover relaciones positivas del empleado con la organización, de los empleados entre sí y, por consecuencia de lo anterior, del empleado con los clientes.
Asumiendo a la comunicación como la cadena que enlaza todos esos eslabones, se puede establecer que es ella la que al final permite, en gran medida, cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa.
El comienzo de una buena comunicación se da en el proceso de formación de los empleados, tanto en la etapa de inducción como en la de capacitación.
En tales instancias es cuando al colaborador se le inculca la cultura organizacional de la empresa, las políticas de trabajo y lo más importante: cómo debe desenvolverse en su puesto de trabajo y cuáles son sus tareas.
Si los objetivos y políticas de la organización son claros y la comunicación es efectiva para transmitirlos, el colaborador debe estar "bien plantado" en su rol tras haber transitado la inducción y la capacitación.
Sin embargo, allá no acaba todo. El siguiente paso es el que la comunicación debe dar a la hora de ensamblar el trabajo en equipo y de los equipos entre sí.
Al llegar a esta etapa, la política de recursos humanos debe ser clara en tres materias:
- estilo de liderazgo.
- diseño orgánico con definición de puestos.
- competencias esperables en cada rol.
En la medida en que los tres puntos anteriores están claramente definidos, la comunicación debe hacer lo propio para que llegue al conjunto del personal el mensaje adecuado acerca de:
- qué se espera de cada colaborador, en función de su puesto y de las habilidades técnicas y blandas que demanda ese puesto;
- qué se espera de los equipos de trabajo, en función de sus objetivos internos y del valor
agregado que aportan al conjunto de la organización; - qué se espera de los líderes para que los equipos bajo se conducción lleguen a las metas previstas.
Una comunicación exitosa y coherente con los recursos humanos debe lograrse en todas las instancias y sobre todas las plataformas. Es decir, cuando se concreta de manera verbal (reuniones, conversaciones, entrenamientos, capacitaciones) como no verbal (a través de plataformas digitales: emails, redes sociales coporativas, sites, aplicaciones).
Asimismo, cada vez es más imperioso que la estrategia de comunicación garantice ser "bidireccional". Esto implica que fluya dinámicamente -en cantidad y calidad- por los diferentes canales, asegurando la interacción oportuna entre empleados y supervisores; entre empleados que trabajan en red o equipo; entre sucursales y sedes centrales y entre puestos fijos y puestos móviles.
Solamente cuando se asegura una comunicación constante y colaborativa, se hace posible una retroalimentación asertiva y útil; al tiempo que se facilita una evaluación objetiva de las tareas y de los resultados de todos los sectores involucrados.
Cuando la administración de recursos humanos se vale de una comunicación con los estándares de calidad adecuados fomenta la igualdad de oportunidades, potencia los equipos de trabajo, cohesiona al personal y lo alinea tras los objetivos, y hace que los procesos se desarrollen sin contratiempos.
LA DIGITALIZACIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
Para llegar a esos niveles de desempeño del capital humano, la digitalización de la comunicación interna de las organizaciones es fundamental.
En ese sentido, las empresas apelan, cada vez más, a los Hub de RRHH y Comunicaciones integrados donde conviven: una Intranet, una red social corporativa y una APP de gestión y control de RRHH.
A través de estos hub, se puede:
- centralizar todos los contenidos corporativos,
- ponerlos disponibles de forma fácil y rápida,
- ofrecer a los colaboradores una experiencia social que fortalezca la cultura interna,
- gestionar/controlar/evaluar el desempeño de la plantilla de forma digital, remota y en tiempo real.
Los sites y las redes sociales corporativas están en plena evolución. La mayoría de las empresas se están volviendo productoras de contenidos de valor para sus colaboradores. Contenidos, estos, que no solo almacenan en Intranet sino que los distribuyen a través de entornos de redes sociales internas, donde la interacción de los empleados potencia su uso.
De este modo, se afianzan sólidos modelos de trabajo que luego son administrados y monitoreados a través de aplicaciones (app). Esa gestión en tiempo real del flujo de trabajo genera retroalimentaciones que terminan perfeccionando la cultura organizacional en su conjunto.
Aplicaciones de gestión de RRHH
Respecto de las aplicaciones de gestión de RRHH, las hay cada vez más completas, que ofrecen la posibilidad de:
- generar comunicación bidireccional.
- crear canales directos de comunicación con
cada empleado. - enviar comentarios e imágenes a cada uno de
ellos de manera segura y rápida. - generar comunicados urgentes e importantes.
- crear alertas en tiempo real para controlar asistencia/puntualidad/abandono de puesto/ cantidad de horas trabajadas/ breaks o descansos/ horas trabajadas vs. horas planificadas.
- hacer planificaciones y distribuciones de flujos de trabajo por equipos y controlar sus modificaciones.
- diseñar planes de trabajo permanentes y variables, y monitorearlos.
Con todas estas herramientas, la cultura de trabajo no se queda en "buenas intenciones" sino que es posible convertirla en "acción y resultados".
Pero, ademas, la cultura de trabajo no se limita a ser una conceptualización estética que no registra el impacto de los cambios, sino que se convierte en una conceptualización dinámica que se mejora con la interacción, el control y la evaluación en tiempo real.
