Cuando la información en tiempo real marca la diferencia en la gestión de rrhh
La posibilidad de adaptación, flexibilidad y planificación de estrategias. La información en tiempo real en sistemas de gestión del personal que permiten armar verdaderas matrices o tableros de comandos de control.
Palanca crítica del éxito de los HRM: la información en tiempo real
Algunas aplicaciones de HRM (human resource management), actualmente, son excelentes exponentes de los Sistema en Tiempo Real (STR).
Los STR se aplican a muy diferentes rubros, desde las telecomunicaciones, pasando por los sistemas multimedias hasta los controles industriales.
En esencia, se trata de sistemas digitales que interactúan repetidamente con un entorno físico, realizando funciones de supervisión o control sobre el mismo. Para ello, ejecutan determinadas actividades o tareas en intervalos de tiempo bien definidos.
No basta que un Sistema de Tiempo Real sea correcto desde un punto de vista funcional. Debe asegurar también que la ejecución de sus acciones se realiza dentro de los intervalos especificados.
¿Qué beneficios fundamentales proveen los STR?
Predictibilidad, estabilidad, controlabilidad y alcanzabilidad en la gestión de un entorno. Puntualmente, esto se traduce en la vida de un negocio en la posibilidad de alcanzar mayor transparencia de su gestión; mayor control de la posición del personal; posibilidad de adaptación, flexibilidad y planificación de estrategias.
- Transparencia. La transparencia en tiempo real es el mejor antídoto para evitar hechos de corrupción, irregularidades o ineficiencias por dolo o culpa, en el entorno físico en el que se desarrolla el negocio. Entorno que puede -y generalmente tiene- más de un punto físico.Como ejemplo de este concepto vale el relato del siguiente caso registrado por una firma proveedora de una APP en tiempo real para gestionar capital humano:
En una empresa en la que figuraban entre los empleados familiares del supervisor (sobrinos y primos), resulta que luego de incorporarse el sistema de control digital se comprobó que estas personas en cuestión iban a trabajar la mitad de los días porque el supervisor les dejaba faltar y no informaba. Esto generaba a su vez rencor con los otros empleados.
- Control de la posición del personal. Los sistemas de tiempo real permiten que el control del personal deje de ser una actividad burocrática sin mayor sentido ni lineamiento estratégico. ¿Por qué? Porque brindan información oportuna y relevante que facilita la adopción de decisiones que pueden marcar la diferencia en un negocio.
Entre este tipo de información puede mencionarse: alertas en tiempo real de asistencia y puntualidad, reporte de ausencias en los puestos de trabajo, reportes de ubicación del personal itinerante y de monitoreo de rutas.
Un ejemplo vuelve a ilustrar esta otra ventaja que ofrecen los sistemas de gestión de RRHH en tiempo real: una empresa que aplicó esta herramienta de control detectó que uno de los empleados acumulaba casi 40 horas entre los días que se iba más temprano o llegaba tarde. Indagando, resultó que este empleado se iba porque se aburría ya que "no tenía nada para hacer" y de entre 150 empleados que tiene la empresa, su actitud pasaba inadvertida.
Con esta información, la empresa abrió la ventana a dos posibilidades: reducir su jornada laboral o asignarle más y nuevas tareas.
- Posibilidad de adaptación, flexibilidad y planificación de estrategias. La información en tiempo real en sistemas de gestión del personal permiten armar verdaderas matrices o tableros de comandos para lograr:
- Identificar cambios de inmediato. Una pequeña o gran modificación en el estándar de desempeño del personal puede aumentar o disminuir los resultados del negocio. Tener información actualizada al minuto, permite identificar esta situación sin que se cause problemas o, por el contrario, permite aprovechar las ventajas y oportunidades si las hubiera.
- Corregir las desviaciones en los procesos operativos. Un fallo en el proceso producto de deficiente accionar del personal puede significar serios problemas con los clientes, proveedores y socios. Supervisar los procesos en tiempo real permite identificar los defectos y su respectiva corrección, sin dejar que el proceso con un problema se arrastre hasta su fase final.
- Combinar múltiples fuentes de datos y contenidos. Con el uso de un sistema de análisis de datos en tiempo real se puede agregar en un solo sistema toda la información de la empresa. Por lo tanto, el acceso a la información se torna mucho más fácil y reduce el tiempo invertido previamente para recopilar información procedente de diversas fuentes.
- Realizar procesos más ágiles. A medida que los programas de gestión de la información en tiempo real condensan la información que ya está lista para el análisis, la necesidad de hacer extensos informes, progresivamente, desaparecerá. Por lo tanto, los empleados que antes tenían esta responsabilidad tendrán más tiempo disponible para otras tareas, lo que sin duda contribuirán a una mayor productividad.
- Reducir la probabilidad de error. El uso de sistemas de análisis de datos en tiempo real reduce los fallos de comunicación y acelera la consolidación de los datos.
- Facilitar los controles móviles. Prácticamente todos los programas de gestión de la información en tiempo real tienen la capacidad de funcionar en dispositivos móviles. Por lo tanto, es posible estar en una reunión o hacer un viaje y tener información real y actualizada sobre la gestión del personal. Esto se traduce en una reducción en el tiempo necesario para tomar decisiones o resolver situaciones, ya que no es necesario para llegar a la oficina para que se pueda actuar.
Los negocios suceden ahora y es esencial que las empresas tengan sistemas de gestión que les permitan analizar los datos en tiempo real, de modo a que no se pierda tiempo y, en consecuencia, oportunidades.
