5 tips para ahorrar tiempo en la liquidación de horas
En la actualidad las empresas buscan constantemente formas de optimizar sus procesos internos para maximizar la productividad y reducir costos. Una de las áreas clave en la gestión empresarial es la liquidación de horas, un proceso vital para garantizar una compensación justa a los empleados y mantener un control preciso de los costos laborales.
Algunas estrategias generales que podemos implementar para esto son:
Implementa un sistema de registro electrónico: Utiliza un software o una herramienta en línea para registrar las horas trabajadas por los empleados. Esto simplificará el proceso de recopilación de datos y reducirá los errores humanos.
Automatiza los cálculos: Utiliza fórmulas o funciones automáticas en hojas de cálculo con plantillas ya pre estructuradas para realizar los cálculos necesarios en la liquidación de horas. Esto evitará tener que hacer los cálculos manualmente y reducirá los errores.
Establece políticas claras: Define y comunica claramente las políticas de registro de horas, como los horarios de entrada y salida, los períodos de descanso y las horas extras. Esto ayudará a evitar confusiones y malentendidos al momento de liquidar las horas trabajadas.
Revisa regularmente los registros: Realiza revisiones periódicas de los registros de horas para identificar y corregir posibles errores o discrepancias a tiempo. Esto evitará problemas futuros y te permitirá resolver cualquier problema de manera eficiente.
Digitaliza los documentos: Evita el uso de documentos en papel y opta por la digitalización. Almacenar los registros de horas en formato digital facilitará su acceso y búsqueda rápida cuando sea necesario.
Actualmente nuevas soluciones tecnológicas han surgido para revolucionar la manera en que las empresas llevan a cabo la liquidación de horas: estos mecanismos no solo agilizan el proceso y reducen errores sino que permiten un seguimiento más preciso de la actividad laboral de los empleados en tiempo real.
Un ejemplo de esto es Browix, que ofrece una serie de herramientas para facilitar el proceso de liquidación de horas tales como:
Registro de horas automatizado: Browix cuenta con dos apps con las cuales los usuarios pueden hacer sus marcaciones y que estas se suban a la nube en tiempo real. Los fichajes identifican tanto a la persona como el lugar (por GPS) donde efectúa el fichaje y utiliza reconocimiento facial para evitar fraudes. Los registros también pueden efectuarse de manera offline para casos con escasa conectividad y sincronizarse posteriormente resolviendo así todo tipo de escenarios.
Cálculos automáticos: a partir de planificaciones de horas, la aplicación realiza cálculos en base a las horas realmente trabajadas por el usuario comparándolas con las horas que debería haber trabajado el empleado, generando así la información de puntualidad y ausentismo de manera automática y simple.
Exportación y API para integración: Browix permite manipular y exportar cómodamente reportes de horas, novedades laborales, horas extras, breaks, vacaciones, etc así como integrarse con otros sistemas a través de una API, de esta manera la información puede ser utilizada para la liquidación de horas y facilitar el proceso de generación de informes requeridos por la empresa en un solo clic.
Autogestión de novedades laborales: Browix ofrece funciones para que los empleados hagan solicitudes e informen sus novedades directamente a través de la aplicación para luego ser auditada por un supervisor o administrativo. Esto agiliza el proceso de gestión de permisos y facilita su consideración en la liquidación de horas. Además todas las solicitudes que presente un usuario, luego quedan guardadas formando así un legajo digital de cada uno de los empleados.
Delegar en mandos medios: Browix permite que los encargados y supervisores tengan un rol más activo utilizando una herramienta específica para dichos perfiles, con notificaciones en tiempo real, gestión de novedades laborales y planificación de horas de su personal a cargo. De esta manera ayuda a descomprimir las tareas al personal administrativo y reducir el tiempo requerido en validar las horas trabajadas del personal a la hora de la liquidación.
En conclusión, para ahorrar tiempo en la liquidación de horas de una empresa, es recomendable utilizar herramientas de gestión de personal tales como Browix ya que permiten automatizar el registro de horas, simplificar los cálculos, generar informes y facilitar la integración con sistemas de nómina.
